Khi được hỏi về 3 từ khóa thể hiện đúng nhất tinh thần làm việc của mình, Huỳnh Thị Cẩm Vân – Phó phòng sản xuất Brando Agency đã không ngần ngại trả lời rằng: “Đó là đổi mới, linh hoạt và kết nối”. Với Cẩm Vân, đổi mới trong cách làm, linh hoạt trong công việc, kết nối đội nhóm mạnh mẽ chính là chìa khóa để bạn ấy tiến lên mỗi ngày. Không chỉ vậy, khi tìm hiểu sâu vào câu chuyện của Cẩm Vân, chúng tôi mới biết rằng, đổi mới, với cô nàng, chính là luôn tìm được cách làm tốt hơn, là tư duy cải tiến mỗi ngày. Với một hành trình cải tiến mỗi ngày vô cùng thú vị, tuần này xin mời anh chị Doers cùng theo dõi câu chuyện của Cẩm Vân nhé!
Chị Phóng viên: Vân hãy chia sẻ với mọi người về lý do vì sao Vân luôn cải tiến liên tục nhé!
Cẩm Vân:
Nhắc đến cải tiến, mình thấy bản thân có nhiều lý do để thực hiện cải tiến, nhưng mình sẽ chia thành 3 lý do chính mà mình cho rằng bản thân luôn cần phải cải tiến.
Lý do đầu tiên cũng là lý do lớn nhất, đó chính là vì: Cải tiến là cách nhanh nhất để mình đạt được một kết quả khác, một kết quả tốt hơn. Thực tế, khi mình làm một công việc gì đó, không phải lúc nào mình cũng có thể đạt được kết quả tốt. Giống như việc mình lên kế hoạch vậy, mình muốn đạt được kết quả như đề ra, nhưng mình đâu thể lường trước các yếu tố tác động. Chắc chắn sẽ có lúc không đạt được mục tiêu như kỳ vọng, mà để thay đổi kết quả này chỉ có một cách đó là cải tiến, đổi mới cách làm.
Lý do thứ 2, bởi vì cải tiến giúp nâng cao hiệu suất công việc, giúp mình có được nhiều cơ hội và tạo được sự khác biệt. Có thể nói việc cải tiến có đóng góp không nhỏ trong hành trình phát triển của mình. Cải tiến giúp mình phát triển năng lực, từ đó gia tăng năng suất, chất lượng công việc. Và hiện tại, ở vai trò quản lý, mình nhận thấy bạn nhân sự cấp dưới nào mà bạn ấy luôn cải tiến, luôn nghĩ ra cách làm tốt hơn, thì chính bạn cũng tạo được một lợi thế cạnh tranh hơn so với đồng nghiệp, và nếu có cơ hội để đề cử cho các bạn thì mình sẽ có sự ưu ái nhất định cho các bạn nhân sự có tư duy cải tiến như vậy.
Cuối cùng, dù là cải tiến nhỏ hay cải tiến lớn, thì cải tiến nhất định sẽ tạo ra sự tiến bộ, giúp mình đi đến mục tiêu nhanh hơn. Sở dĩ nói như vậy là vì các cải tiến nhỏ sẽ tạo nên những chiến thắng nhỏ, mà chiến thắng nhỏ nếu đủ nhiều, đủ liên tục thì sẽ trở thành một chiến thắng lớn, một mục tiêu lớn. Nên cải tiến liên tục chính là chìa khóa để mình đi đến mục tiêu nhanh hơn.
Cẩm Vân tiền bổ nhiệm vị trí Phó phòng sản xuất – Brando
Chị Phóng viên: Với lý do như vậy, Cẩm Vân thường cải tiến công việc của mình như thế nào?
Cẩm Vân:
Hiện tại, ở vị trí Phó phòng sản xuất của Brando, mình đang thực hiện cải tiến quy trình làm việc, các file, các hệ thống của phòng ban mình sao cho tinh gọn nhất. Đồng thời, mình cũng tìm cách để hỗ trợ tối ưu nhất năng suất của các bạn nhân sự bên dưới, bởi đôi lúc các bạn không nhận ra được các điểm còn yếu để tối ưu nó.
Như mình có nhận thấy, các quy trình của team sản xuất vẫn còn khá rườm rà, điều này làm cho bộ máy đôi khi hơi chậm lại. Ví dụ như cùng một công việc nhưng lại có quá nhiều file tracking, thì mình sẽ tìm cách để kaizen nó về chung một hệ thống, chung file để giảm thiểu thời gian dành cho việc tracking lại. Hay tháng trước, phòng mình có áp dụng một quy trình audit mới. Có một vấn đề xuất hiện là dữ liệu ở quá nhiều nguồn và không match được với nhau. Lúc đó, mình đã tìm một số hàm để match dữ liệu, từ đó nhân sự dành ít thời gian hơn cho việc xử lý file này.
Chị Phóng viên: Thông thường, Vân sẽ cải tiến khi gặp mình vấn đề hay Vân sẽ quy định cho bản thân một thời điểm cụ thể để thực hiện cải tiến, chẳng hạn như cuối tuần sẽ review cải tiến?
Cẩm Vân:
Với mình, lúc nào mình gặp một vấn đề bất cập, mình sẽ thực hiện cải tiến.
Trong quá trình làm việc, nếu mình nhận thấy có vấn đề, trước hết mình sẽ note lại. Sau đó, mình sẽ xác minh xem thử có phải vấn đề này nhân sự của mình cũng đang gặp phải hay không? Mình muốn hình thành cho nhân sự một tư duy, đó là các bạn phải tự nhận ra được một vấn đề nào đó có đang cản trở các bạn không? Và các bạn có thể làm gì để loại bỏ sự cản trở đó.
Sau khi đã xác định rằng đây chính là một vấn đề cần giải quyết thì mình đưa ra ý tưởng hoặc gợi ý để cho các bạn thực hiện cải tiến. Sau khi cải tiến, mình sẽ theo dõi, và đánh giá xem có thật sự vấn đề này đã tối ưu chưa, rồi mình tìm cách xem có thể tối ưu tiếp được hay không. Thường một tuần, team mình sẽ có các buổi checkin OKRs 1:1, thì đây cũng là lúc để tụi mình trao đổi, bàn bạc về việc cải tiến.
Cẩm Vân (áo hồng) tham gia các hoạt động do Tổng công ty tổ chức
Chị Phóng viên: Trong 4 nguyên tắc hành động của hệ giá trị Cải tiến liên tục, Vân thấy mình phát huy mạnh nhất nguyên tắc hành động nào?
Cẩm Vân:
Trong 4 nguyên tắc hành động, mình thấy bản thân mạnh nhất, áp dụng nhiều nhất nguyên tắc: “Bắt kịp xu thế”.
Mình quan điểm rằng nếu mình đã không phải người tạo ra xu thế, dẫn đầu xu thế, thì ít nhất mình phải bắt kịp xu thế. Có một câu nói mình luôn ghi nhớ đó là: Thế giới luôn thay đổi, kiến thức luôn vận động, nếu mình không tiếp cận cái mới, chắc chắn sẽ bị bỏ lại phía sau. Đặc biệt, với ngành nghề của mình luôn có những thông tin, cập nhật mới liên tục, nên bắt buộc mình phải học, phải update liên tục, và mình phải có tâm thế bắt kịp như vậy. Đây cũng là một trong những nguyên tắc thúc đẩy mình học hỏi mỗi ngày.
Bên cạnh đó, đôi lúc khi mình gặp vấn đề, mình bế tắc. Nhưng bất ngờ, mình bắt được một xu thế nào đó, tức là mình đã có thêm cơ hội để đạt được kết quả tích cực hơn, tốt hơn. Có thể nói, khi có một xu thế mới, nếu mình bắt kịp và trở thành người dẫn đầu thị trường, thì đâu đó cũng là lợi thế lớn trong kinh doanh.
Chị Phóng viên: Với quan điểm như vậy, Vân có thể chia sẻ cách mình cập nhật, update thông tin, xu thế không?
Cẩm Vân:
Mình thấy có rất nhiều cách để cập nhật xu thế, bởi vì xã hội ngày càng hiện đại, con người tiếp cận thông tin cũng càng nhanh hơn.
Đầu tiên, mình sẽ cập nhật thông tin, xu thế thông qua việc xem các blog về chủ đề mà mình quan tâm. Thứ hai, mình follow và tham gia các diễn đàn, các nhóm Facebook để cập nhật thông tin. Mình có một thói quen là sau khi ăn cơm xong, mình sẽ dành ra một khoảng thời gian để cập nhật như thế.
Thứ ba, mình thường xuyên theo dõi những chuyên gia đầu ngành, xem họ có phương pháp gì mới không, có cách làm nào hiệu quả không, mình có thể áp dụng quy trình này cho team mình không.
Cuối cùng, một cách mà mình thấy cũng khá hiệu quả đó là thảo luận, trao đổi kiến thức với đồng nghiệp của mình. Có đôi lúc, chính từ việc thảo luận với đồng nghiệp mà mình rút ra được rất nhiều kinh nghiệm, bài học hay để áp dụng.
Cẩm Vân (áo jeans) tham gia chương trình đào tạo
Chị Phóng Viên: Vân có thể chia sẻ một câu chuyện Cập nhật xu thế thành công mà mình nhớ nhất không?
Cẩm Vân:
Câu chuyện Cập nhật xu thế thì mình vẫn thường làm hàng ngày, nhưng để nói về câu chuyện mình nhớ nhất thì mình nhớ về câu chuyện cải tiến quy trình audit content tổng thể diễn ra vào quý trước.
Quý trước, mình tham gia một khóa học của một chuyên gia đầu ngành và được giới thiệu về một quy trình audit khá hay. Mình nhận thấy rằng quy trình audit bên mình còn hạn chế và bị hiểu sai bản chất. Thế là từ khóa học của chuyện gia đó, mình đúc kết, và quyết định áp dụng cho team một quy trình mới là quy trình audit content tổng thể. Khi mình áp dụng rồi thì mình mới thấy content bên mình còn nhiều lỗ hổng. Và trong quý, mình đã đưa traffic từ 8k lên 9.7k, gần với mục tiêu đề ra trước đó. Đây thể hiện được rằng hiệu quả của quy trình mà mình đã học và áp dụng kip thời. Bên cạnh hiệu quả công việc, từ khi đổi mới, mình nhận thấy nhân sự làm việc hiệu quả hơn, hăng hái hơn và năng suất hơn rất nhiều. Đó cũng là một cái thành công mà mình thấy rất tự hào nhờ vào việc bắt kịp xu thế.
Chị Phóng Viên: Trong hệ giá trị Cải tiến liên tục, ngoài Bắt kịp xu thế, Vân có ấn tượng với nguyên tắc nào nữa không?
Cẩm Vân:
Mình ấn tượng với cả 4 nguyên tắc hành động của hệ giá trị Cải tiến liên tục, nhưng bên cạnh “Bắt kịp xu thế”, mình cũng là người thường xuyên Đào sâu nguyên nhân lõi.
Một vấn đề thường sẽ có nhiều nguyên nhân, sẽ có những nguyên nhân phụ mà dù cho mình giải quyết hết thì vấn đề của mình nó vẫn còn ở đó. Để giải quyết triệt để vấn đề, thì bắt buộc mình phải đào sâu vào lõi, và tìm đúng nguyên nhân gốc rễ.
Chẳng hạn như đợt trước, có một bài viết của khách bị out ra khỏi trang nhất google một cách bất thường. Các bạn trong team đưa cho mình một số nguyên nhân, có thể là do content chưa đáp ứng đủ nhu cầu, onpage bị lỗi ở phần này phần kia, … Nhưng mình đánh giá rằng không thể nào bất thường như vậy được. Và mình dành thời gian để tìm hiểu, nghiên cứu, sau đó mình phát hiện ra có một bên report bài viết của mình do nghi ngờ đạo content. Thế là mình sửa lại đoạn content đó, tiếp theo là lên trang Google kháng cáo để họ gỡ án của mình. Cuối cùng mình cũng đã khôi phục lại top cho khách. Có thể thấy rằng, sẽ có nhiều nguyên nhân khi gặp sự cố, nhưng chỉ cần mình không giải quyết đúng lõi, như ví dụ của mình, thì dù mình có sửa lại cả bài content, hay hiệu chỉnh lại onpage thì cũng không thể đưa về một kết quả mình muốn được. Chính vì thế, phải xác định đúng nguyên nhân lõi của vấn đề.
Chị Phóng viên: Cuối cùng, Vân hãy gửi một lời nhắn nhủ cho các bạn Doers trong tháng Cải tiến nhé!
Cẩm Vân:
Mọi người thường nghĩ cải tiến là phải làm gì đó to lớn, hay ai có vị trí cao thì mới cải tiến được. Nhưng thực chất, cải tiến đến từ những việc nhỏ nhặt nhất, nó giúp chúng ta nâng cao tư duy, giúp ta nâng cao hiệu suất công việc. Chỉ cần mọi người có tư duy cải tiến, chắc chắn mọi người sẽ luôn có cách làm tốt hơn.
Cuối cùng, một câu nói mình luôn tâm niệm: “Một ngày không cải tiến là một ngày lãng phí” – đó cũng là chìa khóa cho sự tiến bộ vượt bậc của mình. Và hi vọng rằng toàn thể Doers sẽ luôn phát huy tinh thần Cải tiến nhé!
“Một ngày không cải tiến là một ngày lãng phí” – với tinh thần Cải tiến liên tục, chúc toàn thể Doers phát huy tối đa sức mạnh của hệ giá trị này trong công việc, cuộc sống nhé!
(Biên tập: Chị phóng viên nhà Doers)