Khi được hỏi về nhân sự đại diện cho hệ giá trị Cải tiến liên tục tại SEODO, anh Doãn Kiên – CEO SEODO ngay lập tức nói rằng: “Đó là Phương Anh – một cô gái “siêu cải tiến”. Từ lúc Phương Anh vào SEODO, chưa một ngày nào bạn ấy không suy nghĩ đến việc cải tiến, làm thế nào để tốt hơn.” Từ những chia sẻ đầy tự hào của anh Doãn Kiên, chị Phóng viên đã phải ngay lập tức gặp gỡ và phỏng vấn cô gái này. Xin mời toàn thể Doers cùng theo dõi câu chuyện của Phương Anh nhé!
Chị Phóng viên: Nhắc đến Cải tiến liên tục, Phương Anh có quan điểm như thế nào về việc Cải tiến liên tục?
Phương Anh:
Mình luôn quan điểm: Cải tiến liên tục là cần thiết và cấp thiết.
Đầu tiên nói về tính cần thiết. Đúng như câu mà anh Đoàn Thanh chia sẻ, mình cũng cho rằng: “Hoặc là thay đổi hoặc là chết, nếu nghĩ mình đang ở trên đỉnh cao thì tiếp theo chúng ta sẽ đi xuống dốc”. Bởi vì xã hội ngày càng phát triển, mọi người đều thay đổi, nếu mình vẫn ở nguyên vị trí cũ, không tiến lên, tức là mình đang đi lùi lại.
Thứ 2, hiện nay, mức độ phát triển của xã hội, của AI là cực nhanh và bùng nổ, các cá nhân và tổ chức không kịp cải tiến chắc chắn sẽ dần bị loại bỏ, đào thải. Vậy thì với SEODO, để giữ vững vị thế số 01 của mình thì cải tiến không còn là cần thiết mà là cấp thiết. Các nhân sự tại SEODO không chỉ cải tiến liên tục mà còn phải cải tiến nhanh hơn, mạnh hơn các đối thủ cùng ngành.
Phương Anh tham gia chương trình SEO Growth Hacking 2023 với vai trò MC chương trình
Chị Phóng viên: Với quan điểm như vậy, Phương Anh thường cải tiến công việc của mình như thế nào?
Phương Anh:
Mình là người cải tiến “mọi điểm chạm” của mình. Điểm chạm ở đây tức là những thứ mình làm, những con người mình tiếp xúc. Bất kỳ điểm chạm nào mình thấy đang có những vấn đề, những điểm chưa tốt, thì mình đều sẽ cải tiến, làm sao để “lợi mình, lợi người”, đôi bên cùng thoải mái.
Đầu tiên, với những thứ, những việc mình tiếp xúc như quy trình, file, hệ thống, kế hoạch. Mình có quan điểm là “Việc nhỏ không xong thì việc lớn khó thành”. Từ những file kế hoạch nhỏ mà mình dùng hàng ngày, mình không tối ưu, cải tiến được, thì những việc lớn hơn khó mà đạt. Gần đây, mình cũng đã cải tiến những file tracking của team BD. Từ những file dữ liệu chỉ ghi nhận thông tin khách hàng, giờ đây file đã hệ thống cả quy trình làm việc, bao gồm cả next steps để theo dõi, đẩy nhanh quá trình làm việc với khách hàng. Nhờ vậy mà quản lý nắm được tiến độ công việc, phân loại được các khách hàng nào cần chăm sóc nhiều hơn, ….
Thứ hai với con người mình tiếp xúc, bao gồm cả khách hàng bên ngoài là đối tác mà phòng kinh doanh đang làm việc cùng, và khách hàng nội bộ là các bạn Doers làm việc với mình.
Với mình, mình cải tiến nhiều nhất ở câu chuyện “Trải nghiệm của khách hàng”, bằng cách luôn tự hỏi làm thế nào để thấu hiểu khách hàng nhiều nhất. Mỗi khách hàng với mình đều là những cá thể độc lập, đều có những mong muốn riêng, nên mình thường đem đến những trải nghiệm mang tính cá nhân hóa. Với các bạn Doers làm việc cùng, mình cũng tìm hiểu về cá tính của mỗi người, có những bạn hướng nội hơn, những bạn hướng ngoại hơn thì mình sẽ có những cách phối hợp để làm việc hiệu quả hơn.
Chị Phóng viên: Khi nào thì Phương Anh nghĩ mình cần cải tiến?
Phương Anh:
Thật ra, đối với mình, mỗi khi gặp vấn đề, mình sẽ tìm cách cải thiện, cải tiến ngay.
Mình tạo cho bản thân một thói quen là note lại những điều, những việc cần kaizen trên điện thoại. Bây giờ chỉ cần mở điện thoại ra, vào phần ghi chú là mình sẽ thấy ngay các mục như Kaizen phòng kinh doanh, kaizen phòng sản xuất, … Sau đó mình xét dựa trên tính cấp thiết của nó, tức mức độ quan trọng, và xem thử mình có thể thay đổi ngay được hay không. Nếu việc mình làm mà thay đổi được ngay, là những thay đổi nhỏ, thì mình sẽ làm luôn. Tiếp theo mình sẽ tìm đến người phù hợp để mình đề bạt, để làm sao mà nó dễ áp dụng vào thực tế nhất.
Tóm lại, có thể nói Cải tiến đã trở thành thói quen và cách mà mình cải tiến sẽ là: Note lại những việc mình thấy cần cải tiến – Phân loại – Tìm người phù hợp để đề xuất – Xem xét – Áp dụng vào thực tế. Và hãy luôn mang một tâm thế: Luôn có cách làm tốt hơn hiện tại. Chỉ khi mang tâm thế như vậy, mọi người mới có thể cởi mở hơn trong câu chuyện cải tiến.
Chị Phóng viên: Theo Phương Anh, có phải trong tổ chức, đội nhóm, người có chức vụ cao thì mới cần cải tiến không?
Phương Anh:
Theo mình, ai cũng cần và phải cải tiến.
Mọi người hay hiểu lầm rằng phải có chức vụ, hay vị trí cao thì mới đề xuất những cải tiến, và mọi người thường ngại để thay đổi một điều quen thuộc hay thói quen của mình. Nhưng điều đó không đúng. Nếu chỉ những người ở vị trí cao mới cải tiến thì bạn sẽ chẳng bao giờ tiến lên được, chẳng bao giờ phát triển được mình. Từ những cải tiến nhỏ, áp dụng thành công, bạn mới có động lực thực hiện cải tiến lớn.
Phương Anh (thứ 3, hàng trên, từ trái sang) tham gia các khóa đào tạo
Chị Phóng viên: Phương Anh có thể chia sẻ về một câu chuyện Cải tiến thành công mà Phương Anh nhớ nhất không?
Nói đến câu chuyện cải tiến thành công mà mình nhớ nhất là câu chuyện về Hợp đồng được chốt nhanh nhất. Chính mình và anh Kiên cũng hay đùa rằng đây là lịch sử của phòng Kinh doanh (cười). Bởi thông thường, để đi đến việc ký hợp đồng với khách hàng sẽ mất khoảng từ 1 – 2 tháng, có khi là 3 tháng. Nhưng lần này mình chỉ mất chưa đến 3 tuần để chốt được hợp đồng.
Mình có một mindset là: Dù dịch vụ lớn như thế nào, sẽ luôn có cách để làm tốt hơn, tiết kiệm thời gian hơn để ký được hợp đồng.
Cách đây 2 tuần, mình bắt đầu trao đổi và có buổi gặp đầu tiên với một khách hàng. Như mình đã chia sẻ, mình luôn có một tâm thế nâng cao trải nghiệm cá nhân của bất kỳ khách hàng nào, nên mình đã tìm hiểu về con người, tính cách, sở thích của khách hàng trước, để mình có nhiều điểm chung hơn với họ. Nhờ điều này, khách hàng có vẻ đã thích và ấn tượng với dịch vụ của mình hơn.
Sau đó, có một tình huống bất ngờ là khách hàng của mình có chuyến công tác nước ngoài. Mình đã nghĩ rằng có thể sẽ bị mất hợp đồng này nếu không tạo ra sự liên kết với khách hàng. Thế là mình đã cố gắng tìm cách để liên lạc với khách hàng, để khách hàng cảm nhận được họ là ưu tiên của mình và mình phải là người gặp họ đầu tiên khi họ quay về. Có lẽ nhờ vậy mà khách hàng của mình đã thật sự xem xét và muốn gặp để trao đổi kỹ hơn về phương án và hợp đồng.
Ở lần gặp thứ 2, cũng là lần ký hợp đồng. Trước cuộc gặp, mình chuẩn bị rất nhiều phương án, và tìm ra đâu là phương án tốt nhất để chốt được hợp đồng ngay. Mình cũng chuẩn bị sẵn hợp đồng luôn, để sẵn 1 số trang có thể thay đổi thông tin, để chiều hôm ấy có thể làm việc luôn được với nhau. Và cũng backup thêm một phương án, nếu không thể deal được, sẽ có anh Doãn Kiên hỗ trợ mình. Và may mắn là thật sự đã thành công chốt phương án với thời gian sớm nhất.
Chỉ sau khi mình chính thức đạt được hợp đồng này, mình mới tìm ra “công thức chiến thắng” – đó là sự chuẩn bị. Mà cũng nhờ tư duy cải tiến liên tục, thử nghiệm những cách mới mình cho là tốt, mình mới có thể tìm ra được công thức đó và tạo ra một kết quả mà hiện tại mình cực kỳ tự hào.
Chị Phóng viên: Trong 4 nguyên tắc hành động của Hệ giá trị Cải tiến liên tục, Phương Anh thấy mình đã áp dụng nguyên tắc nào mạnh nhất, nhiều nhất?
Phương Anh:
Mình thích và mình cũng nghĩ mình mạnh nhất ở nguyên tắc Cải tiến từ những việc nhỏ nhất.
Bởi vì những việc nhỏ tập hợp lại sẽ tạo thành việc lớn. Và đặc điểm của những việc nhỏ chính là mình dễ kaizen, dễ áp dụng và dễ thấy hiệu quả. Mà một khi mình thấy được việc kaizen thành công, mình hay gọi là những mini-win ấy, mình sẽ có cảm xúc tích cực, mình tự tin, đây cũng là động lực để mình tiếp tục tiếp tục kaizen. Từ những cải tiến nhỏ, mình mới có thể tạo ra những cải tiến lớn.
Chị Phóng viên: Cuối cùng, Phương Anh có lời nhắn nhủ gì đến các Doers trong tháng Cải tiến này không?
Phương Anh:
Mỗi Doer hãy tích cực và chủ động cải tiến từ những việc nhỏ nhất. “Nếu việc nhỏ không xong thì việc lớn khó thành”, từ việc nhỏ mới thành được việc lớn. Chỉ khi có cải tiến mới mang đến trải nghiệm tốt hơn, hiệu quả hơn cho chính bạn và cho tập thể bạn. Và đừng ngại cải tiến, dù bạn ở bất kỳ vị trí nào, vai trò nào.
“Cải tiến không chỉ là những việc lớn, mà chính những cải tiến nhỏ ngày hôm nay sẽ góp phần tạo nên những thay đổi lớn của sau này” – Đây chính là kinh nghiệm mà Phương Anh đã rút ra được trên hành trình liên tục cải tiến của mình. Chúc toàn thể Doers luôn mang trong mình tâm thế sẵn sàng, liên tục, và phát huy sức mạnh thật sự của sự Cải tiến.
(Biên tập: Chị phóng viên nhà Doers)